Zásady zpracování osobních údajů

V tomto dokumentu máte možnost nalézt informace o zpracovávání Vašich osobních údajů společnostmi MONET+,a.s. a AHEAD iTec, s.r.o. Dále zde máte možnost zjistit, jaká práva Vám z takového zpracování osobních údajů náležejí, a to v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů („Nařízení“).

Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Osobou shromažďující Vaše osobní údaje a jejich správcem (osobou rozhodující

o tom, jak je s nimi nakládáno) je jedna z těchto společností:

Správcem Vašich osobních údajů je vždy ta společnost, které jste údaje poskytli nebo která je od Vás získala níže popsaným způsobem. Pokud jste v kontaktu nebo jste smluvním partnerem obou společností, spravuje každá společnost Vaše osobní údaje samostatně (daný správce osobních údajů dále jen jako „Společnost“);

V případě dotazů ohledně Vašich osobních údajů nebo pro uplatnění Vašich níže uvedených práv je možné se na Společnost obrátit prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

Kdo má k Vašim osobním údajům přístup?

V rámci Společnosti jsou Vaše osobní údaje vždy zpřístupněny pouze osobám, které osobní údaje potřebují pro naplnění účelů jejich zpracovávání tak, jak jsou popsány níže – zejména zaměstnancům Společnosti.

K dosažení účelů stanovených níže mohou být Vaše osobní údaje rovněž v některých případech zpřístupněny třetím osobám poskytujícím služby Společnosti (právní zástupci; poradci; provozovatelé IT systémů, v kterých jsou osobní údaje uloženy; apod.). Některé Vaše osobní údaje také mohou být poskytnuty orgánům veřejné moci v případech, ve kterých to vyžadují právní předpisy nebo rozhodnutí orgánu veřejné moci.

V níže stanovených případech, ve kterých Vaše osobní údaje mohou být poskytovány tzv. „Propojené osobě“, je touto osobou v závislosti na osobě správce myšlena buď společnost MONET+,a.s., IČO: 262 17 783, nebo společnost AHEAD iTec, s.r.o., IČO: 293 59 058.

Aktuální informace o osobách podílejících se na zpracování Vašich osobních údajů Vám mohou být poskytnuty na základě Vaší žádosti směřované na kontaktní údaje uvedené v bodu 1.

Při jakých příležitostech a na základě čeho může docházet ke zpracovávání Vašich osobních údajů, k čemu jsou potřeba a jak dlouho je bude Společnost uchovávat (zpracovávat)?

Při Vašem zájmu o pracovní pozici ve Společnosti

Pokud se budete ve Společnosti ucházet o pracovní pozici, bude Společnost zpracovávat Vaše osobní údaje za účelem možného uzavření pracovní smlouvy. Takto osobní údaje budou zpracovávány po dobu výběrového řízení. Na základě oprávněného zájmu Společnosti mohou být Vaše osobní údaje zpracovávány až tři měsíce (šest měsíců v případě pozice vedoucího pracovníka) po ukončení výběrového řízení, a to pro případ jeho znovuzahájení.

V případě, že poskytnete svůj výslovný souhlas, Vaše osobní údaje budou uchovány (zpracovávány) i déle pro případ budoucích výběrových řízení, a to po dobu označenou ve Vašem souhlasu se zpracováním osobních údajů. V případě Vašeho souhlasu mohou být Vaše osobní údaje poskytnuty i Propojené osobě za účelem účasti v jejích výběrových řízeních na zaměstnance. Váš souhlas se zpracováním osobních údajů může být kdykoliv odvolán. 

Při Vaší účasti na (veřejných) událostech pořádaných Společnosti a při projevení zájmu o marketingové činnosti Společnosti

V případě Vaší účasti na (veřejných) událostech pořádaných Společností může Společnost na základě svého oprávněného zájmu zpracovávat Vaši podobiznu pro potřeby prezentace dané události prostřednictvím svých webových stránek, sociálních sítí, odborných časopisů či jiných médií a mediálních výstupů. V případě, že máte proti zpracování Vaší podobizny na základě oprávněného zájmu Společnosti výhrady, můžete proti takovému zpracování podat námitky na emailovou adresu uvedenou v bodě 1.

Na základě oprávněného zájmu společnosti mohou být dále zpracovávány Vaše osobní údaje pro Vaše plnohodnotné zapojení do pořádané události, popř. pro získání Vaší zpětné vazby a pro možnost informovat Vás o dalších podobných marketingových aktivitách společnosti.

Vaše osobní údaje mohou být rovněž zpracovávány pro účely přímého marketingu Společnosti (zasílání novinek, newsletterů, nabídek, účasti v soutěžích apod.), a to na základě Vámi výslovně poskytnutého souhlasu k tomuto zpracování (např. prostřednictvím webových stránek Společnosti, na událostech pořádaných Společností apod.). Zpracování bude probíhat po dobu uvedenou ve Vašem souhlasu. V případě Vašeho souhlasu mohou být Vaše osobní údaje za účelem přímého marketingu poskytnuty i Propojené osobě. Váš souhlas se zpracováním osobních údajů může být kdykoliv odvolán.

Pokud jste smluvním partnerem (dodavatelem, zákazníkem, apod.) Společnosti nebo vystupujete v zastoupení takového smluvního partnera

Zpracovávané kategorie osobních údajů:

V případě, že komunikujete se Společností jako její (potenciální) smluvní partner, nebo jednáte v zastoupení (potenciálního) smluvního partnera, mohou být zpracovávány Vaše osobní údaje v rozsahu potřebném pro sjednání smlouvy a její řádné plnění. Zpracování probíhá po dobu nutnou k uzavření smlouvy, po dobu účinnosti smlouvy a po ukončení účinnosti smlouvy do doby vypořádání všech práv a povinností plynoucích z této smlouvy.

Na základě oprávněného zájmu Společnosti mohou být Vaše osobní údaje také archivovány za účelem vedení seznamu obchodních kontaktů a za účelem zasílání pro Vás relevantních obchodních sdělení, a to po dobu až pět (5) let od okamžiku Vaší poslední komunikace se Společností. Na základě oprávněného zájmu mohou být Vaše osobní údaje poskytnuty i Propojené osobě, a to za účelem vedení v jejím seznamu obchodních kontaktů nebo za účelem zasílání jejích pro Vás relevantních obchodních sdělení.

V případě využití telefonického kontaktu na technickou podporu (hot-line) Společnosti může být Váš telefonický hovor na základě oprávněného zájmu Společnosti nahráván. Nahrávka slouží pro účely zkvalitňování služeb a evidenci hlášené závady či vyžadovaného servisního zásahu. Záznamy telefonického hovoru jsou uchovávány po dobu 90 dnů.

Vaše osobní údaje obsažené v dokumentech podléhajících zákonné povinnosti archivace (např. daňové doklady) budou uchovávány po dobu zákonné doby určené k archivaci (např. pro účely dané z přidané hodnoty jsou archivovány příslušné dokumenty po dobu 10 let).

Při návštěvě webových stránek Společnosti nebo při Vaší aktivitě na profilu Společnosti na sociální síti

V případě Vaší aktivity na stránce/profilu Společnosti na sociální síti se Společnost může (v závislosti na konkrétním případu) spolu s provozovatelem dané sociální sítě stát tzv. společným správcem Vašich osobních údajů v takovém rozsahu, v jakém jsou na dané sociální síti Společnosti zpřístupněny (např. anonymizované profily návštěvníků a statistiky z hlediska demografie návštěvnosti). Takové zpracování probíhá na základě oprávněného zájmu Společnosti za účelem provozu daného profilu na sociální síti a plánování budoucích marketingových aktivit.

Při návštěvě webových stránek provozovaných Společností mohou být využívány tzv. cookies, drobné soubory obsahující různé informace o samotných webových stránkách či o Vašem zařízení. V případě některých typů cookies přitom mohou být zpracovávány Vaše osobní údaje (např. identifikace Vašeho zařízení). Jde-li o analýzu návštěvnosti webových stránek, jsou tyto osobní údaje zpracovávány na základě oprávněného zájmu Společnosti. Možnost omezení ukládání cookies, a tím i omezení zpracování Vašich osobních údajů, můžete provést v rámci nastavení Vašeho webového prohlížeče. Za tímtéž účelem můžete rovněž využít anonymní režim Vašeho webového prohlížeče.

Cookies určené k přímému marketingu budou Společností využívány pouze s Vaším souhlasem vyjádřeným prostřednictvím webové stránky dané Společnosti.

Při osobní návštěvě sídla a jiných prostor Společnosti

Na základě oprávněného zájmu Společnosti můžete být za účelem zajištění ochrany zdraví návštěvníků/pracovníků a majetku Společnosti požádáni o zápis do knihy návštěv. Tento záznam bude uchováván po dobu 2 let. Ze stejného důvodu a za totožným účelem může být rovněž zaznamenávána Vaše podobizna (fotografie, audiovizuální záznam) bezpečnostními zařízeními. Záznam z bezpečnostních zařízení je uchováván po dobu 90 dnů.

V případě vstupu do některých prostor můžete být také požádáni k podpisu prohlášení o vstupu. V takovém případě budou Vaše osobní údaje zpracovávány dle popisu v bodě 3. písm. c) těchto zásad.

Jaká práva Vám v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů náleží?

Pokud budete mít v souvislosti se zpracováváním Vašich osobních údajů dotazy či připomínky, neváhejte Společnost informovat prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v bodu 1. Tyto kontaktní údaje můžete rovněž využít pro uplatnění níže uvedených práv: 

Právo na informace a přístup – máte od Společnosti právo požadovat potvrzení, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány a pokud ano, informace o: (i) účelu zpracování, (ii) kategoriích dotčených osobních údajů, (iii) příjemcích, (iv) předpokládané době zpracovávání, (v) Vašich právech, která Vám vůči Společnosti náležejí, (vi) Vašem právu vznést stížnost, (vii) skutečnosti, zda dochází k automatizovanému zpracovávání, a (viii) v případě předávání údajů mimo prostor evropského hospodářského společenství o zárukách bezpečnosti Vašich údajů.

Právo na přenositelnost – pokud jsou Vaše osobní údaje zpracovávány pro potřeby plnění smlouvy, máte právo požadovat jejich strukturovanou, strojově čitelnou kopii a případně i předání jinému správci.

Právo na opravu – máte právo, aby Vaše zpracovávané údaje byly vždy aktuální a přesné. Máte po Společnosti právo požadovat opravu či doplnění jakéhokoliv osobního údaje.

Právo na omezení zpracování – máte po Společnosti právo požadovat omezení zpracování, pokud: (i) máte za to, že Vaše údaje nejsou přesné, a to do doby, než přesnost údajů Společnost prověří; (ii) se zpracování nezakládá na platném právním důvodu, ale nechcete žádat o výmaz osobních údajů; (iii) již Vaše údaje Společnost nepotřebuje pro výše vymezené účely, ale Vy jejich zpracovávání vyžadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých práv; nebo (iv) jste uplatnil/a své právo na námitky popsané níže.

Právo na výmaz – máte po Společnosti právo požadovat vymazání jakéhokoliv osobního údaje, čemuž není Společnost povinna vyhovět v případech vyjmenovaných v čl. 17 Nařízení, zejména pokud je osobní údaje nadále potřebné zpracovávat pro účely, pro které byly původně shromážděny. 

Právo podat námitku – v případě, že Společnost zpracovává Vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu Společnosti nebo ve veřejném zájmu, máte vůči Společnosti právo vznést námitku proti takovému zpracovávání. Zejména, jde-li o zpracování osobních údajů pro přímý marketing.

Právo odvolat souhlas – v případě, že Společnost zpracovává Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, máte právo kdykoliv tento souhlas odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování do doby jeho odvolání.

Právo podat stížnost – v souvislosti se zpracováváním Vašich osobních údajů máte právo kdykoliv se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz) se stížností, a to v případech, kdy se domníváte, že dochází k porušování Vašich práv týkajících se osobních údajů.

Tyto zásady zpracování osobních údajů jsou platné a účinné ode dne 1.2.2020